1. Define qué se puede reservar
Para cada actividad registra centro, disciplina, horario, instructor y cupos. El cupo debe representar la capacidad que realmente puedes atender, no una meta de ventas.
Aclara si el alumno necesita enrolamiento y un plan vigente compatible. Tener una cuenta no significa necesariamente que pueda reservar cualquier clase.
2. Separa confirmación, cancelación y espera
Una reserva confirmada ocupa un lugar; una cancelación debe dejar de mostrarse como participación activa. Una persona en lista de espera todavía no tiene un cupo confirmado.
Informa los plazos y condiciones de cancelación. Revisa con el equipo qué ocurre cuando una clase se suspende o cambia de horario, y cómo se comunicará a los alumnos.
3. Registra lo que ocurrió
Reservar no equivale a asistir. Utiliza el registro de asistencia para distinguir participación, cancelación y ausencia, y comprobar los consumos del plan cuando correspondan.
Al cerrar la jornada revisa clases con diferencias entre reservas y asistencia. Corrige con trazabilidad, conservando la historia en lugar de borrar registros para cuadrar cantidades.
Una revisión semanal concreta
Elige una clase y sigue todo el recorrido: plan asignado, cupo disponible, reserva, cancelación si existe, asistencia y saldo. Repite con una clase llena y un plan vencido.
- Comprueba que un alumno no pueda usar un plan incompatible.
- Revisa que una cancelación no permanezca entre las reservas activas.
- Aclara quién puede corregir la asistencia y por qué motivo.